Przedłużenie i wymiana karty pobytu — co zrobić, gdy karta kończy się lub wymaga zmiany

Karta pobytu nie przedłuża się automatycznie. Jeśli chcesz zostać w Polsce po jej wygaśnięciu — albo twoje dane się zmieniły, a karta je już nie odzwierciedla — musisz złożyć odpowiedni wniosek. Ten poradnik wyjaśnia, kiedy i jak to zrobić, jakie dokumenty są potrzebne oraz ile to kosztuje.

Uwaga dla obywateli Ukrainy: Jeśli twój pobyt w Polsce opiera się na ochronie czasowej (PESEL UKR / ustawa specustawowa), inne zasady mogą mieć zastosowanie do twojej sytuacji. Pobyt na tej podstawie jest przedłużany z mocy prawa — sprawdź aktualny status na stronie migrant.wsc.mazowieckie.pl lub zapytaj asystenta Dopomo.

Dwa różne wnioski — nie myl ich

Przed złożeniem jakiegokolwiek dokumentu ważne jest zrozumienie różnicy między dwoma procedurami:

Pomylenie tych procedur opóźnia sprawę i może skutkować odmową. Niżej opisuję obie.

Gdy zezwolenie wkrótce wygasa — złóż wniosek o nowe zezwolenie

Karta pobytu wydawana jest na czas trwania zezwolenia — nie możesz „przedłużyć karty" bez złożenia wniosku o nowe zezwolenie na pobyt.

Kiedy złożyć wniosek?

Wniosek o nowe zezwolenie na pobyt należy złożyć przed upływem terminu ważności aktualnego zezwolenia. Z kolei wniosek złożony zbyt wcześnie, gdy nie zachodzi inna przyczyna niż zbliżający się koniec ważności karty, może zostać rozpatrzony negatywnie — złóż go najwcześniej miesiąc przed upływem ważności dokumentu (źródło: gov.pl/udsc, r5-wymiana-dokumentow).

Co się dzieje z pobytem po złożeniu wniosku?

Złożenie wniosku o nowe zezwolenie na pobyt przed wygaśnięciem aktualnego legalizuje twój pobyt do czasu wydania decyzji — otrzymasz stosowny stempel lub zaświadczenie. Nie musisz wyjeżdżać z Polski w trakcie postępowania, o ile złożyłeś wniosek w terminie.

Jeśli wniosek złożysz po wygaśnięciu zezwolenia, twój pobyt staje się nielegalny od dnia wygaśnięcia do dnia złożenia wniosku. Może to skutkować zobowiązaniem do powrotu i wpisem do rejestru cudzoziemców.

Jak złożyć wniosek o nowe zezwolenie?

Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski o zezwolenie na pobyt składa się przez portal MOS (Moduł Obsługi Spraw) na stronie mos.cudzoziemcy.gov.pl. Procedura krok po kroku:

1. Zaloguj się do MOS i wybierz cel pobytu odpowiedni do twojej sytuacji (praca, rodzina, studia itd.).
2. Wypełnij formularz wniosku i dołącz wymagane dokumenty.
3. Opłać wniosek — dwie odrębne opłaty (patrz tabela poniżej).
4. Stawiennictwo biometryczne w urzędzie wojewódzkim — odciski palców i podpis, wymagane osobiście.
5. Oczekuj na decyzję. Czas postępowania różni się znacznie między województwami.

Wymiana karty pobytu — gdy zezwolenie jest ważne

Jeśli twoje zezwolenie jest wciąż ważne, ale sama karta fizyczna wymaga wymiany, składasz odrębny wniosek o wymianę karty. Dotyczy to sytuacji, gdy:

• karta pobytu uległa uszkodzeniu
• twoje dane się zmieniły (np. zmiana nazwiska, adresu zameldowania)
• karta wygasła, a dotyczy to zezwolenia na pobyt stały, rezydenta długoterminowego UE lub zgody ze względów humanitarnych (które same w sobie są bezterminowe — karta podlega wymianie)
• karta zaginęła lub została skradziona

Źródło: mos.cudzoziemcy.gov.pl (r5-wymiana-dokumentow).

Termin złożenia wniosku o wymianę karty

Wniosek o wymianę karty pobytu (z powodu upływu jej ważności) należy złożyć miesiąc przed wygaśnięciem dokumentu. Wniosek złożony zbyt wcześnie — jeśli nie zachodzi inna przyczyna wymiany — zostanie rozpatrzony negatywnie.

Przy zmianie danych lub uszkodzeniu karty nie ma określonego terminu minimalnego — złóż wniosek niezwłocznie po zaistnieniu przyczyny.

Jak przebiega procedura wymiany karty?

1. Wypełnij właściwy wniosek o wymianę karty pobytu.
2. Dołącz wymagane dokumenty i potwierdzenie opłaty.
3. Złóż wniosek osobiście w biurze podawczym urzędu lub wyślij pocztą.
4. Po weryfikacji wniosku urząd prześle wezwanie do biometrii (odciski palców) na adres do korespondencji.
5. Przewidywany czas realizacji karty wynosi ok. dwóch tygodni od złożenia odcisków i uzupełnienia ewentualnych braków formalnych.
6. Odbiór karty następuje osobiście — wezwanie z terminem odbioru otrzymasz SMS-em.

Źródło: gov.pl/udsc r5-wymiana-dokumentow (procedura wymiany karty pobytu).

Opłaty

Opłaty za wydanie i wymianę karty pobytu (Mazowiecki Urząd Wojewódzki, kwiecień 2026):

Źródło: migrant.wsc.mazowieckie.pl/wskazowki/oplaty (wojewodzki-mazowieckie-oplaty).

Uwaga: opłata za kartę to odrębna pozycja od opłaty skarbowej za samo zezwolenie na pobyt. Przy składaniu wniosku o nowe zezwolenie płacisz obie opłaty — za zezwolenie (340–640 zł w zależności od kategorii) oraz za kartę (100 zł).

Co się dzieje, gdy karta wygaśnie bez złożenia wniosku?

Wygaśnięcie karty pobytu bez złożenia wniosku o nowe zezwolenie lub wymianę oznacza:

• Twój pobyt staje się nielegalny od dnia następnego po wygaśnięciu.
• Możesz otrzymać decyzję zobowiązującą do powrotu.
• Legalny pobyt, który był podstawą do ubiegania się o pobyt stały lub rezydenta UE, może nie być liczony za okres nielegalny.
• Konto bankowe, ubezpieczenie zdrowotne i zatrudnienie mogą być zagrożone, bo pracodawca i inne instytucje wymagają ważnego tytułu pobytowego.

Najważniejsza zasada: złóż wniosek przed, nie po. Jeśli już przekroczyłeś termin, skontaktuj się niezwłocznie z urzędem wojewódzkim lub organizacją migracyjną — niektóre sytuacje pozwalają na złożenie wniosku z uzasadnieniem i naprawienie statusu.

Dokumenty potrzebne przy wniosku o nowe zezwolenie

Zestaw bazowy dla większości kategorii pobytu czasowego:

• Zdjęcie biometryczne — 35×45 mm, nie starsze niż 6 miesięcy, jasne tło, twarz odsłonięta
• Ważny paszport — plus kopia wszystkich zapisanych stron
• Potwierdzenie zakwaterowania — umowa najmu, akt własności lub oświadczenie właściciela
• Dowód stabilnego dochodu — umowa o pracę, paski wypłaty lub zaświadczenie o dochodach
• Ubezpieczenie zdrowotne — potwierdzenie NFZ lub polisa prywatna

Każda kategoria zezwolenia wymaga dodatkowo dokumentów specyficznych dla danego celu pobytu (umowa o pracę dla pobytów pracowniczych, decyzja o przyjęciu na studia itd.). Zawsze sprawdzaj listę wymaganą przez twój urząd wojewódzki.

Różnice między województwami

Choć prawo jest jednolite, urzędy wojewódzkie mogą różnić się w praktycznych aspektach: systemach rezerwacji wizyt, akceptowanych formach potwierdzenia opłat czy terminach biometrii. Przed złożeniem wniosku sprawdź stronę urzędu swojego województwa — wyszukaj urząd wojewódzki + miasto + cudzoziemcy.

Mazowieckie (Warszawa) korzysta z Portalu Cudzoziemca inPOL; inne województwa mają własne systemy.

Podsumowanie: kiedy co złożyć

• Zezwolenie wygasa i chcesz zostać → złóż wniosek o nowe zezwolenie przez MOS, najwcześniej miesiąc przed wygaśnięciem, koniecznie przed datą wygaśnięcia.
• Karta jest uszkodzona lub dane się zmieniły → złóż wniosek o wymianę karty niezwłocznie.
• Karta wygasła, ale zezwolenie jest bezterminowe (pobyt stały, rezydent UE) → złóż wniosek o wymianę karty miesiąc przed wygaśnięciem.
• Jesteś obywatelem Ukrainy z PESEL UKR → twój pobyt może być przedłużony z mocy prawa; zweryfikuj aktualny status.

Nie czekaj na ostatni moment — urzędy są oblegane, a czas oczekiwania na wizytę biometryczną może wynosić wiele tygodni.

← Wróć do bloga